Funções de Gestão-1.1 Planeamento

Planear é uma função de gestão que envolve a definição e determinação dos fins e objectivos do negócio, bem como das  formas como podem ser concretizados. O bom planeamento implica fixar fins realistas que devem ser escritos.

Para atingir os fins e objectivos, deve-se traçar no plano, os passos básicos a seguir. Ao mesmo tempo, o plano deve ser flexível e permite mudanças ao longo da implementação das actividades planificadas . O plano deve conter estratégias a curto, médio e longo prazo para utilizar os recursos do negócio de modo a se alcançar os fins e objectivos previstos.

Ao planificar deve-se:

1. Fixar os fins e objectivos do negócio;
2. Determinar acções alternativas para alcançar os fins e objectivos;
3. Seleccionar a melhor alternativa que permita alcançar os fins e objectivos;
4. Formular estratégias para transformar as alternativas escolhidas em acções que levarão à realização dos fins e objectivos fixados.

Qual é a finalidade do plano?

De forma mais simples e clara, podemos afirmar que "a finalidade do plano é tentar reduzir a incerteza do futuro". Para tal, o empresário ou planificador, propõe-se a responder, a título ilustrativo, às seguintes perguntas: 

• O que deve ser feito?
• Quem deve fazer?
• Quem o fará?
• Quando será feito?
• A partir de onde será feito?
• Como será feito?

O que se pretende ao responder às perguntas acima, é que o empresário ou planificador estabeleça uma direcção e uma atitude que lhe permitem fixar e alcançar fins e objectivos, avaliar alternativas e escolher a melhor alternativa para beneficiar o negócio, atribuir tempo para actividades e fazer a máxima utilização dos recursos(racional e eficiente).

A planificação está, em geral, intimamente ligada ao orçamento.

1.1.1 Orçamento

O dinheiro é um recurso limitado e, contudo, as pessoas querem sempre mais bens e serviços do que o que podem pagar com o dinheiro que têm, o que obriga-as a pensar(planificar) no que devem fazer com o dinheiro de que dispõem, definindo prioridades.

Quando se definem prioridades e objectivos na forma de utilizar os recursos, diz-se que se está a planificar(como pode ver acima).

O plano, após ter sido elaborado, deve ser traduzido em termos financeiros, atribuindo os recursos necessários para a sua implementação. 

Assim sendo, "um orçamento, é um plano expresso em termos financeiros". Ao processo de preparação de um orçamento dá-se o nome de orçamentação.

• Um orçamento reflecte: 
• As intenções, fins e objectivos do negócio;
• As técnicas de gestão adoptadas pela empresa;
• O investimento nos negócios;
• Como é que a empresa pretende produzir e vender os seus produtos? 
• Estratégias de produção e comercialização que conduziriam à realização das metas de desempenho propostas, com particular realce ao Resultado Líquido do Exercício.
• A distribuição dos recursos de que se dispõe, pelos vários itens do seu plano de modo a satisfazer as necessidades do negócio e, simultaneamente, rentabilizar os meios e maximizar os lucros.

Um orçamento é como um roteiro ou um guia que se elabora e deve ser seguido ao realizar uma acção planificada.

Mais sobre orçamentação em próximos posts. Fique atento: "Passos na orçamentação". Brevemente...